Ett vanligt syfte för ett lån är för att kunna betala av sina fakturor. Att göra det i tid är givetvis något som alla verksamheter strävar efter, men för många så är det problematiskt.
Det innebär en stor utmaning för mindre företag som inväntar inbetalningar, då små marginaler och brist på kapital kan orsaka likviditetsproblem. Det är viktigt med kontroll över kassaflödet men det är svårt att beräkna vilka kunder som eventuellt blir sena med inbetalningar och det skapar en osäkerhet. Det finns dock flera strategier för att få sina kunder att betala fakturor i tid. Förhoppningsvis leder en implementering av dessa till att ens verksamhet kan fokusera på rätt saker – och inte försenade inbetalningar.
1. Riskbedömning innan fakturering
Såvida inte en ny kund betalar i förskott för din produkt så bör en alltid kolla upp kundens kreditvärdighet och finansiella status. Det gäller både om kunden ska betala vid eller efter leverans och om din verksamhet behöver förhandsbeställa material för att kunna leverera produkten. En kreditupplysning på ett företag kan genomföras smidigt, men kom ihåg att informera kunden om att den kommer att tas. Det finns flera leverantörer, som Creditsafe och Xpektor, som kan hjälpa till med riskbedömningen.
En försenad betalning är en onödig kostnad för företaget. Därför är det avgörande att faktureringsprocessen är inkluderad i dialogen med kunden redan under säljprocessen. Att tidigt prata om detta skapar transparens och förebygger missförstånd och sena betalningar. Om möjligt kan ni diskutera en lämplig förfallodag direkt med kunden. Detta proaktiva sätt ökar chansen att få betalt i tid och bidrar till en ömsesidig förståelse för vikten av punktliga och snabbare betalningar. Det signalerar att ni värdesätter en smidig finansiell relation och att ni förväntar er att kunden betalar fakturor i enlighet med överenskommelse.
Även om ett kontrakt är bindande och lagen på din sida så är en eventuell juridisk process kostsam och tidsödande om kunden inte kan betala. Det kan innebära att pengar som spenderats för att leverera till kunden är bundna över lång tid och i värsta fall aldrig kommer tillbaka. För att minimera denna risk är det därför relevant att göra en bedömning av kunden innan ni inleder ett samarbete och prata om faktureringsprocessen och fakturahantering.
2. Ett tydligt kontrakt
Även om en kund har klarat din riskbedömning så är det aldrig en garanti på att kunden kommer betala fakturor i tid. Därför är det viktigt att båda parter är överens på förhand om hur och när fakturorna ska vara betalda samt konsekvenserna ifall de inte är det.
Det är avgörande att avtalet och villkoren tydligt specificerar konsekvenserna av försenade betalningar, inklusive påminnelseavgifter (t.ex. 60 kr) och dröjsmålsränta. Villkoren bör även klargöra vilka åtgärder företaget kan vidta vid obetalda fakturor, såsom att överlämna ärendet till inkassoföretag eller Kronofogden.
Det är även möjligt att använda förskottsfaktura, där kunden betalar en handpenning i förväg. Detta är en av strategier för att få betalt snabbare och minskar den ekonomiska risken för företaget då man får betalt för en del av arbetet redan innan det påbörjas eller slutförs. Dels ger ett tydligt avtal en fördel ifall något skulle avgöras i en rättegång, men det är även ett tydligt argument om din verksamhet kräver kompensation för den försenade eller uteblivna betalningen.
3. Kundrelationer
Om du bygger upp ett bra förhållande med dina kunder så ökar chansen att de betalar fakturor i tid. Det gör det även lättare att komma överens om en eventuell återbetalningsplan ifall kunden har oförutsedda problem med sitt kassaflöde. Att lära känna sina kunder innebär också att du får en förståelse för kundens betalningssystem vilket gör att du kan underlätta för kunden, exempelvis genom att anpassa faktureringen och förfallodatum på fakturan vilket leder till att du får betalt i tid.
4. Ett tydligt och effektivt faktureringssystem
Hur kan en förvänta sig att ens kunder ska betala fakturor i tid om en fakturerar dom för sent? Om din verksamhet inte har ett bra system med tydliga rutiner för fakturahantering så är det troligt att det riktiga kassaflödet inte kommer stämma överens med det förväntade. Därav så är det nödvändigt att skapa ett system med översikt över vilka fakturor som förfaller när och vilka som inte är betalade i tid. Det är även avgörande att ha tydliga processer för hantering av försenade betalningar och kunder som inte betalar fakturor i tid.
Företag använder ofta automatiserade påminnelser via SMS, mejl och brev som också informerar om tillkommande kostnader vid försenad betalning eller när kunden inte betalar. För att säkerställa snabbare inbetalningar och effektivt hantera obetalda fakturor, bör man utveckla strategier för att få betalt snabbare, och eventuellt överväga att inrätta en funktion som specialiserar sig på försenade betalningar och obetalda fakturor.
Fakturor ska givetvis även vara lätt att se och förstå för kunderna. Fakturan är ditt viktigaste verktyg för att få betalt. Den ska tydligt innehålla all nödvändig information för mottagaren, såsom kontonummer, mottagarens namn, minsta belopp att betala, OCR-nummer och förfallodatum. För ytterligare faktureringstips, se Skatteverkets vägledning. För att optimera betalningsflödet är det bäst att skicka ut fakturor minst två veckor före förfallodatum. Det ger kunden gott om tid att hantera betalningen.
Dessutom är det fördelaktigt att ha strategier för att få betalt snabbare. Ett effektivt sätt är att erbjuda flexibla betalningsmetoder, som e-faktura, autogiro eller Swish, eftersom kundernas preferenser varierar. Detta kan avsevärt öka chansen att få betalt i tid. När en kund betalar fakturan för sent eller har flera obetalda fakturor, är det viktigt att omedelbart kontakta dem för att förstå situationen. Utvärdera möjligheterna att invänta betalning eller erbjuda en betalningsplan. Om dessa alternativ inte är genomförbara, kan det vara nödvändigt att överlämna ärendet till inkassoföretag. Dialog med kunden är alltid prioriterat i dessa lägen.
5. Betalningshistorik underlättar fakturering
En utvärdering av alla kunders betalningshistorik kan hjälpa dig att förstå när och varför vissa inte kan betala i tid. Kanske är det en viss tid på året eller att en speciell bransch har större problem än andra. Det kan även vara så att vissa individuella kunder helt enkelt har större problem att betala i tid än andra. Genom att analysera all data gällande fakturering så skapas en större förståelse för när en kan förvänta sig sena betalningar. Det leder till att ens kassaflödesanalyser blir mer precisa, vilket bidrar till en högre nivå av riskbedömning av nya kunder.
Sammanfattning
Företagare kan jobba jättebra med samtliga av dessa fem punkter men ändå få problem med försenade betalningar. Vid dessa tillfällen kan det vara läge för extern finansiering i form av ett lån till företag för att täcka upp denna period då likviditetsbrist är något som missgynnar ens företag på sikt. På så sätt kan verksamheten fortskrida som vanligt trots att vissa kunders inbetalningar är försenade.
Ansök Företagslån eller Flex kredit
Senast uppdaterad 2025-07-04.